Quem é responsável pelos trabalhos ligados ao programa de membros?

Um risco do mantra “o programa é de responsabilidade de todos” é que ele não se torne responsabilidade de ninguém. Não importa se você contratar alguém com a função específica de coordenar o seu programa de membros, ou se designar líderes que já estejam em sua equipe, é fundamental estabelecer claramente quem é responsável por garantir que o trabalho seja realizado.

Atribuir responsabilidades pelo trabalho ligado ao programa de membros implica em pensar em mais do que apenas eleger um coordenador para mapear o seu esquema interno. Quem é o responsável? Quem é o líder? Quem será consultado? Quem apoiará o responsável? Quem será informado? Esses elementos formam a matriz RASCI para a tomada de decisões.

O MPP sugere o uso de uma ferramenta como a matriz RASCI para definir claramente quais são as linhas de responsabilidade e de prestação de contas para cada decisão relacionada ao programa de membros que você tomar, e também para garantir que as atividades e a cultura de membros se espalhem por toda a sua organização. (A Scalawag usou a estrutura MOCHA, de caráter semelhante, para atribuir responsabilidades em sua estratégia de eventos).

Definir áreas de responsabilidade é particularmente importante para redações que não têm uma equipe dedicada exclusivamente ao programa de membros, mas que têm um grande número de funcionários que lidam com eles.

Para usar uma ferramenta como a matriz RASCI, siga as etapas a seguir.

Especifique qual é a decisão, mudança ou problema que você deseja mapear. 

Primeiro especifique qual é a decisão que a sua organização precisa tomar, ou qual mudança deseja implementar, ou qual problema deseja resolver com a ajuda da matriz RASCI. Definir o escopo da decisão / mudança / problema corretamente é importante. Se a decisão for muito pequena, você estará microgerenciando muitas partes interessadas. Se a decisão for muito grande, haverá muitas peças em movimento para coordenar. Uma decisão / mudança / problema com um escopo bem definido também deve ter uma meta vinculada a ela, para que você e seus colegas consigam saber se obtiveram sucesso. Vá para “Como definimos metas mensuráveis?” para saber mais sobre isso.

Divida a decisão, mudança ou problema em componentes.

O que precisa acontecer em primeiro lugar, em segundo e em terceiro para que seja tomada a decisão, implementada a mudança ou resolvido o problema? Este processo é semelhante à criação de um roteiro de produto. Vá para “Como executamos nossas principais ideias?” para obter conselhos sobre como usar roteiros de produtos para resolver um problema.

Identifique quem pode se envolver.

Depois de ter dividido a decisão, o problema ou a mudança em partes, pense sobre quais pessoas de sua organização poderiam se envolver de forma produtiva em trabalhos ligados àquele componente específico. Você pode começar com uma lista ampla e, em seguida, reduzir as opções conforme especifica qual será o envolvimento na etapa seguinte.

Limite e especifique a participação.

Faça uma tabela separando, de um lado, os componentes do problema / mudança / decisão, e, de outro, a lista de possíveis pessoas a serem envolvidas. Agora você pode começar a especificar e detalhar cada participação.

Ao longo de cada etapa, faça as seguintes perguntas:

  • R – Quem é o responsável? Essa pessoa conduzirá o trabalho para concluir a tarefa.
  • A – Quem é o líder que deverá aprovar isso? Essa pessoa supervisionará a tarefa que está sendo realizada e deve aprovar ou vetar uma decisão antes da implementação.
  • S – Quem vai sustentar (support, apoiar) o responsável? Esta (s) pessoa (s) realizarão trabalhos adicionais para completar a tarefa.
  • C – Quem será consultado? Esta pessoa ou pessoas oferecerão opiniões, mas não são responsáveis ​​pela tarefa que está sendo feita.
  • I – Quem será informado? Essa pessoa ou estas pessoas serão informadas do que está acontecendo.

Verifique com seus participantes

Você pode começar fazendo o primeiro rascunho de um mapa RASCI sozinho, mas o MPP recomenda verificá-lo com todas as partes interessadas antes de começar a executar a decisão / problema / mudança. Obter apoio, especialmente para esforços colaborativos como um programa de membros, é vital para o sucesso no uso desse tipo de estrutura.

A diretora de programas de fidelidade do Texas Tribune, Sarah Glen, descreveu para o MPP como se enquadraria em um modelo RASCI  a simplificação dos níveis de membros promovida pelo Tribune. Anteriormente, os membros da audiência recebiam nomes diferentes dependendo do nível de contribuição financeira (quem contribuía com mais de US$ 35 era um membro, abaixo era um pequeno doador), o que estava causando confusão. Eles mudaram isso para garantir que qualquer pessoa que contribuísse financeiramente fosse chamada de membro.

Veja como Glen dividiu a responsabilidade de fazer e implementar essa mudança:

Mudança fixada como meta: Simplificação dos níveis de membresia.

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