Como organizamos nossa equipe de membros durante um período de crise?

Este manual está sendo publicado em setembro de 2020, enquanto o mundo luta contra as consequências da pandemia do coronavírus. A crise de saúde global colocou pressões intensas sobre as redações em todo o mundo, incluindo sobre suas equipes de membros (como podemos adaptar apropriadamente  as mensagens aos membros, e quem está disponível para fazer este trabalho quando a situação exige dedicação total de todos? Como podemos realizar eventos online, especialmente se ninguém na equipe tiver experiência em realizá-los?).

Quando se trata de recrutamento para a equipe de membros durante um período de crise — seja uma pandemia, um incêndio florestal ou uma tragédia local —, o MPP reconhece que nem sempre você será capaz de resolver o problema com uma reunião interdisciplinar.

Em vez disso, o MPP acredita que as redações devem perguntar quais tarefas relacionadas aos membros são realmente necessárias no novo contexto, e usar as respostas a essa pergunta para criar uma lista chamada “Parar de fazer” — uma ideia roubada e adaptada do Milwaukee Journal Sentinel. Você pode criar essa lista fazendo o seguinte:

  • Revisite as metas de sua estratégia de membros. As tarefas de sua lista que não atendem a pelo menos uma das metas estratégicas vão para a lista “Parar de fazer”.
  • As tarefas de sua lista que visam cumprir suas metas estratégicas, mas não estão funcionando, também devem entrar em sua lista “Parar de fazer”. 
  • Tarefas que visam suas metas estratégicas e estão funcionando, ou funcionaram no passado, mas que você não tem capacidade de cumprir nesse momento, também entram na lista de “Parar de fazer”.

Depois de saber o que vai parar de fazer, você abre espaço para as tarefas que contribuem de fato para o cumprimento das metas de seu programa de membros, e para as quais você tem os recursos e a experiência para realizar.

Por exemplo, quando ficou claro que a Covid-19 estava prestes a alterar significativamente a vida no Reino Unido em março de 2020, o The Bristol Cable conduziu uma avaliação SWOT para descobrir como eles poderiam melhor oferecer algo valioso para a sua comunidade e proteger a sua organização durante a crise .

O líder do setor de Membros e Distribuição do Cable, Lucas Batt, disse que eles sabiam que precisavam se concentrar em tarefas que ajudariam seus membros e a comunidade em geral a lidar com a pandemia. Outras tarefas ficariam em segundo plano.

Após uma pesquisa para ver que tipo de cobertura de coronavírus os membros do Cable estavam buscando, Batt e seu colega Matty Edwards lançaram a newsletter semanal (depois quinzenal) Coronavirus in Bristol, contendo notícias locais sobre a pandemia e, com frequência, questionários e chamados para os membros. A newsletter trouxe muito engajamento, então Batt e sua equipe envolveram-se fortemente em responder aos e-mails dos leitores e a analisar as respostas das pesquisas. Para priorizar a produção desta newsletter e o seu trabalho de engajamento, o Cable suspendeu os eventos e a sua edição impressa.

Estabelecer o que você fará e o que não fará durante uma crise por meio de consultas aos membros, assim como conduzir algum tipo de exercício de priorização para definir a linha de ação, permitirá que você consiga ser claro com a sua equipe e a sua audiência sobre como está lidando com a situação, fazendo com que se oriente em meio à crise.