Como devemos fazer uma retrospectiva?

Mesmo em uma equipe formada por uma só pessoa, é fundamental ter tempo para refletir. Uma das ferramentas mais úteis no kit de ferramentas de pensamento de produto é a retrospectiva, mais conhecida como retro. A retro oferece espaço para os membros da sua equipe refletirem sobre o seu fluxo de trabalho e os seus resultados, com o objetivo de entender as melhores práticas para projetos futuros. É uma ferramenta surpreendentemente poderosa, especialmente se for usada regularmente.

Uma retrospectiva pode acontecer a qualquer momento, desde que seja ao final de uma etapa significativa do trabalho. Pode ser feita, por exemplo, no final dos testes de um MVP, no final de um sprint ou no final de um projeto de longo prazo. Enquanto meio de comunicação centrado em membros, você pode realizar uma retrospectiva após o lançamento de seu programa, após um grande projeto de engajamento do público ou depois de testar algumas mudanças em sua newsletter, por exemplo.

Os principais requisitos para fazer uma retrospectiva exitosa são a honestidade e a sensação de segurança. Talvez seja melhor e mais fácil ter alguém neutro atuando como facilitador em vez de um membro da equipe. Algumas equipes conduzem retrospectivas sem a presença de coordenadores na sala, para ajudar as pessoas a falarem livremente. É importante lembrar às equipes que o seu objetivo é melhorar os processos, não atacar uns aos outros, mesmo se o trabalho sobre o qual vocês estão refletindo não tiver tido bom desempenho.  

Todos que trabalharam diretamente no projeto devem participar. Em organizações menores, você pode convidar todos da redação. 

Depois de convidar as pessoas, escolher um facilitador e definir o tom, você precisará decidir o que realmente vai fazer em sua retro.

Um método comum é abrir um quadro de notas digital (que, essencialmente, consiste na versão digital de colocar notas adesivas em uma louça) e criar três colunas etiquetadas como “Continuar”, “Começar” e ”Parar” (algumas equipes usam “Manter”, “Parar” e “Adicionar”.) Você inicia a retro fazendo com que todos adicionem anonimamente notas a cada coluna. Softwares como o Whimsical, o Miro e o Trello são boas opções para essa atividade.

A coluna “Continuar” é para coisas que sua equipe tem feito e você acredita que deveria continuar fazendo, porque estão dando certo. Podem ser tarefas internas, como continuar a realizar uma reunião semanal de membros, ou podem ser relacionadas a um produto ou recurso, como manter alterações feitas há pouco em sua newsletter exclusiva para membros que aumentaram as taxas de abertura. A coluna “Começar” é para coisas que vocês querem começar a fazer. Na coluna “Parar”,  serão postas coisas que a equipe deve parar de fazer.

Depois disso, todos votam nas notas com as quais mais se identificam. O facilitador da dinâmica pode então promover discussões sobre os itens mais votados. A equipe pode discordar entre si em alguns itens e marcar outros para acompanhamento. 

Ferramentas como o Trello e o Retrium permitem que você crie esses tipos de quadros. Em uma equipe pequena, um simples arquivo no GoogleDocs pode ser suficiente. Aqui está um modelo de retrospectivas do Trello que você pode copiar para usar em sua equipe, e aqui estão algumas outras sugestões para como obter feedback usando retrospectivas.

Após a retro, o facilitador deve registrar quais atividades a equipe vai começar, parar ou continuar, incluindo uma lista das tarefas por fazer. O que se aprendeu no processo, em particular, deve ser anotado e possivelmente guardado em um único arquivo. Retros só são úteis se você puder se lembrar de onde sua organização estava quando o sprint que você está avaliando começou, e se você conseguir capturar os aprendizados e aplicá-los em trabalhos futuros.